Vorgänge in den Rechnungen

Statusänderung

Sie haben in der Statusänderung die Möglichkeit, Rechnungen auf Mutierbar zu setzten, selektierte Rechnungen auf Mutierbar zu setzten oder Rechnungen zu stornieren. Definitiv gedruckte Rechnungen müssen den Status Mutierbar haben, wenn sie korrigiert werden.

Einzelne Rechnung auf mutierbar setzen

1. Wählen Sie die Rechnung aus, welche korrigiert werden muss.
2. Gehen Sie via Statusänderung auf Rechnung mutieren.
   
   
   
3. Wählen Sie eine Option aus.
   Rechnung auf mutierbar setzten Nur Rechnungsdaten können korrigiert werden (z.B. Rechnungsdatum)
   Rechnung auf mutierbar und Rapporte auf erfasst setzen Rechnungsdaten und Rapporte können korrigiert werden
4. Klicken Sie bei den nachfolgenden Meldungen auf OK bzw. Ja.

Selektierte Rechnungen auf mutierbar setzen

1. Selektieren Sie alle Rechnungen, welche korrigiert werden müssen.
2. Klicken Sie auf den Feldstecher, um die Maske zu leeren.
3. Gehen Sie via Statusänderung auf selektierte Rechnungen mutieren.
   
   
   
4. Klicken Sie auf OK.
5. Klicken Sie auch bei den nachfolgenden Meldungen auf OK bzw. Ja. Alle selektierten Rechnungen weisen nun den Status mutierbar auf.

Rechnungen stornieren

1. Wählen Sie die Rechnung aus, welche storniert werden soll.
2. Gehen Sie via Statusänderung auf Rechnung stornieren.
   
   
3. Wählen Sie eine Option aus.
   Rechnung stornieren und Rapporte auf <stornieren aktiv setzen Die Rapporte zählen weiterhin zur Arbeitszeit der Mitarbeiter
   Rechnung stornieren und Rapporte auf <stornieren passiv setzen Die Rapporte zählen nicht mehr zur Arbeitszeit der Mitarbeiter
4. Setzen Sie das Stornodatum ein.
5. Wenn Sie Rechnung stornieren und Rapporte auf <stornieren passiv setzen gewählt haben, können Sie die Rapporte zu dieser Rechnung kopieren. Das Kontrollkästchen Rapporte kopieren ist dabei standardmässig aktiviert. Diese können anschliessend in den Rapportpositionen nochmals bearbeitet und anschliessend in einer neuen Rechnung verrechnet werden.
6. Klicken Sie nun auf OK und bei den nachfolgenden Meldungen auf OK bzw. Ja.
7. Die Zahlung wird Storniert und der Betrag als Guthaben beim Debitor gespeichert.

Eine Rechnung aus einer bereits abgeschlossenen Buchungsperiode kann nur storniert werden, sofern das Stornodatum in einer noch offenen Buchungsperiode liegt.

Stornierte Rechnungen, bei welchen die Rapporte kopiert wurden, erhalten den Status Storniert kopiert. Die kopierten Rapporte können anschliessend in den Rapportpositionen aufgerufen, angepasst und nochmals verrechnet werden.

Zahlungen manuell verbuchen

Es kommt immer wieder vor, dass Zahlungen nicht mit dem mitgesandten Einzahlungsschein, bar bezahlt werden oder beim ESR-Zahlungen einlesen einzelne Rechnungen nicht korrekt verbucht werden können. Diese Zahlungen müssen manuell verbucht werden.

1. Suchen Sie die Rechnung, welche Sie manuell verbuchen möchten.
2. Klicken Sie nun via Vorgänge auf Zahlungen verbuchen.
   
   
   
3. Geben Sie den Betrag, das Soll-Konto, das Zahlungsdatum und einen Text ein. Falls der Zahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweicht (also höher oder kleiner ist), überschreiben Sie den vorgeschlagenen Rechnungsbetrag und geben den effektiv bezahlten Betrag ein.
4. Klicken Sie auf OK. Der Status des Eintrags ändert sich nun auf Bezahlt.

Verbuchung manuell zurücksetzen

Falls eine Rechnung irrtümlich verbucht wurde, kann diese Verbuchung auch wieder rückgängig gemacht werden. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie die Rechnung, welche wieder auf offen gesetzt werden muss.
2. Sie gelangen in die Zwischendatei. Klicken Sie auf Vorgänge/Zahlungen verbuchen (F6).
3. Wählen Sie nun die Buchung aus, welche Sie zurücksetzen wollen.
4. Klicken Sie via Vorgänge/Statusänderung auf offen. Sie sehen nun in der Zwischendatei, dass die Zahlung wieder offen ist.

ESR-Zahlungen

Siehe Kapitel «ESR-Zahlungen»

Mahnlauf

Siehe Kapitel «Mahnungen»

Teilrechnungen ohne Positionen löschen

Durch Korrekturen an bereits verrechneten Leistungen ist es möglich, dass Teilrechnungen ohne Positionen entstehen.

Teilrechnungen ohne Positionen löschen

Den Vorgang Teilrechnungen ohne Positionen löschen ausführen und den darauffolgenden Hinweis mit Ja bestätigen.

1. Alle Teilrechnungen ohne Position sind gelöscht.