Beanstandungsverwaltung Kunden

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Mit dieser Verwaltung können Sie Kundenreklamationen erfassen und bearbeiten. Den Schematischen Ablauf dazu sehen Sie in den Diagrammen.

1. In der Verwaltung haben Sie folgende Status Möglichkeiten:
2. alle Beanstandungen: Somit werden alle Beanstandungen angezeigt, egal welchen Status sie aufweisen
3. Ursprungsdefinition: Damit werden alle Beanstandungen aufgezeigt, welche noch keine Ursprungsdefinition hinterlegt haben.
4. Mit der Massnahmenfestlegung werden alle Beanstandungen aufgelistet, welche noch keine Massnahmen festgelegt haben.
5. Bei dem Status Massnahmenausführung werden alle Beanstandungen aufgelistet, welche bereits eine Massnahmenfestlegung haben aber noch nicht erledigt sind.
6. offene Beanstandungen: Listet alle Beanstandungen auf, welche noch nicht abgeschlossen sind.
7. Mit dem Datum Erstellt Von - Bis können Sie einen gewünschten Zeitbereich auswählen in welchem die Beanstandung erstellt wurde, so können Sie zum Beispiel alle Beanstandungen des letzten Monat anschauen.
8. Mit dem Lieferdat. Von - bis können Sie einen gewünschten Zeitbereich auswählen in welchem die letzte Aktion der Beanstandung stattgefunden hat.
9. Beim Kunde können Sie die gewünschten Kundenadressen, oder Gruppen auswählen. So können Sie zum Beispiel alle Beanstandungen eines Lieferanten überschauen.

Stellen Sie die gewünschten Filter ein und klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich die Beanstandungsverwaltung:

In diese Maske sehen Sie nun die gewünschten Beanstandungen und können diese Bearbeiten. Zur Übersicht können sie nach jeder Spalte sortieren und sehen jeweils auch gleich wieviele Einträge darin vorhanden sind.

Die Ablaufschritte haben eine logische Reihenfolge, können jedoch von unterschiedlichen Benutzern durchgeführt werden.

Erfassen einer neuen Beanstandung

Hier wird nun ein kompletter Ablauf einer Beanstandung beschrieben. Der ganze Ablauf kann zeitlich versetzt stattfinden und die verschiedenen Schritte können durch unterschiedliche Benutzer gemacht werden. Wer welchen Schritt ausführen darf, können Sie in der Benutzerverwaltung festlegen.

Als erstes erfassen Sie mit Neu eine Neue Beanstandung.

1. Die IDIdentifikator zur eindeutigen Idenfikation eines Elements, das Erstellt am und das Erfasserfeld wird automatisch generiert.
2. In der Kundenadresse müssen Sie den Kunden erfassen.
3. Das Journal wird automatisch erstellt, wenn Sie im Feld Auftragsnummer den gewünschten Auftrag auswählen. Sie können natürlich auch eine Beanstandung erstellen ohne einen zugehörigen Auftrag, lassen Sie in diesem Falle die Felder leer.
4. Im Feld Artikel können Sie den zu beanstandenden Artikel erfassen. Falls Sie einen Auftrag ausgewählt haben, werden nur die Artikel angezeigt, welche auch in dem entsprechenden Auftrags vorhanden waren.
   Es ist jedoch auch Möglich, dass das Artikelfeld leer bleibt, nämlich dann, wenn Sie eine Reklamation haben wie Lieferpünktlichkeit, welche ja einen ganze Lieferung betrifft.
5. Das Lieferdatum muss zwingen erfasst werden, wenn Sie einen Auftrag gewählt haben, wird das Datum automatisch erfasst
6. Im Qualitätsmerkmal erfassen Sie das gewünschte Merkmal. Sobald sie es übernommen haben, erscheint ein Auswahlfeld mit den möglichen Abstufungen, wählen Sie die gewünschte aus.
   Falls Sie das gesuchte Merkmal nicht finden, kann das folgende Gründe haben:
   - Im Artikel sind keine Muss oder Kannkriterien definiert Nur diese werden hier nach der Auswahl eines Artikels angezeigt.
   - Das gewünschte Merkmal hat den Typen Lieferantenbewertung.
7. Im Feld Bezeichnung und Begründung wird der Text des Qualitätsmerkmals übernommen, Sie können diesen jedoch auch manuell anpassen.
8. Im Feld Menge wird die Menge des Auftrages übernommen, Sie können diese jedoch auch manuell anpassen und dazu definieren, ob es sich um Gebinde, Stück oder Kilomengen handelt
9. Im Total Warenwert wird das Total der Bestellung übernommen, doch auch hier können Sie manuell den gewünschten betrag einsetzen.
10. Mit der Priorität können Sie wählen, ob die Beanstandung eine hohe,mittlere oder tiefe Wichtigkeit hat um verarbeitet zu werden.
11. Nun können Sie die Beanstandung speichern. Sie könnten gleich weitere erfassen , oder die Maske verlassen. Somit sehen Sie die erfasste Beanstandung nun in der Beanstandungsverwaltung.

Ursprung festlegen

Als erstes können Sie nun in der Beanstandungsverwaltung einen Eintrag ohne Ursprungsdefinition anklicken und dann auf den Knopf Ursprung festlegen F3 folgende Maske aktivieren:

Wählen Sie nun den entsprechenden Ursprung aus. Somit können Sie sammeln wo in Ihren internen Abläufen die häufigsten Fehler entstehen.

Massnahmen festlegen

Nun können Sie in der Verwaltung als nächstes die Massnahme festlegen. Markieren Sie dazu die gewünschte Beanstandung und klicken sie auf den Knopf Massnahme festlegen F4.

1. Sie haben folgende Massnahmen Möglichkeiten:
2. Gutschriften / Retour: damit können Sie eine Gutschrift erstellen lassen und diese dem Kunden zusenden.
3. Nachlieferung: damit wird ein neuer Auftrag generiert, welcher dann in den normalen Auftragsablauf kommt. Die Beanstandung wird somit auch direkt auf erledigt gesetzt.
4. Brief: Mit diesem können Sie jeweils ein Dokument erstellen, dieses dem Kunden zusenden und in die Dokumentenablage abspeichern.
5. keine Massnahme wählen Sie, wenn Sie nicht mehr reagieren wollen damit wird die Beanstandung auch gleich auf abgeschlossen gesetzt.
6. Im Text für Massnahme erfassen Sie einen aussagekräftigen Kommentar, dies ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden.
7. Klicken Sie anschliessend auf Ausführen, somit wird die Massnahme gesetzt.

Massnahmen ausführen

Als nächstes Klicken Sie auf Massnahme ausführen. Dabei kann es verschiedene Vorgänge geben.

1. Wenn Sie Gutschriften / Retouren gewählt haben bei der Massnahmendefinition, wird jetzt eine Gutschrift erstellt. Sie können diese ausdrucken und dem Kunden zukommen lassen.
2. Wenn Sie Nachlieferung gewählt haben bei der Massnahmendefinition, wird jetzt ein Auftrag erstellt mit der gewünschten Artikelmenge und dem Belastungspreis Null. Sie können diesen ausdrucken und dem Kunden zukommen lassen. Dieser Auftrag wird normal abgewickelt.
3. Wenn Sie den Typ Brief gewählt haben, öffnet sich die Vorlagen Maske. Diese Maske funktioniert wie im Adressstamm der Wordexport. Hier haben Sie jedoch die Möglichkeit die Felder aus der Beanstandung zusätzlich zu den Adressdaten in die Vorlage zu verknüpfen.
   Beachten Sie, dass diese Vorlagen alle in einem separaten Ordner sind, dieser Ordner wird durch ein Supporter der root‑service ag angelegt. Die erstellten Dokumente der Beanstandung werden ebenfalls in diesem Ordner mit Unterordnern pro Kunde abgelegt. Wenn Sie als in der Vorlagenmaske das gewünschte Dokument gewählt haben und die Vorlage erstellt haben, klicken Sie im Word auf speichern. Nun können Sie einfach noch die Dateibezeichnung anpassen und das Dokument speichern. Wenn Sie keinen andern Ordner wählen können Sie später jederzeit die abgelegten Dokumente wieder aufrufen.
   Die englischen Ausdrücke in der Dokumentenedition haben folgende Bedeutung:

Feldauswahl	Inhalt
Action	Massnahmen Typ* = nicht definiert C=Gutschrift/retour D=Nachlieferung L=Brief N=keine Massnahme
ActionExecTime	Zeitpunkt der Massnahmenfestlegung
ActionExecUser	Benutzer welcher die Massnahme definiert hat
ActionSetText	Massnahmentext
ActionSetTime	Zeitpunkt der Massnahmen Ausführung
ActionSetUser	Benutzer welcher die Massnahme ausgeführt hat
ArtId	rtikel ID dazu kann man auch aus der Artikeltabelle weitere Felder auswählen zum Beispiel Bezeichnung 1 und 2 oder Textzeilen aus dem Zusatzstamm
AufId	Diese Feld entspricht der Ursprungsauftragsnummer
ClientAdrId	Entspricht der Adressid des Kunden. Es können dazu weitere Felder aus dem Adressstamm importiert werden.
ClosedTime	Entspricht dem Zeitpunkt wann die Beanstandung abgeschlossen wurde
ClosedUser	Benutzer welcher die Beanstandung auf geschlossen gesetzt hat
CompliantId	Entspricht der Beanstandungsnummer
CompliantOriginId	Hier wird die Ursprungsnummer angegeben, Sie können jedoch auch weiter Felder auswählen zum Beispiel die Ursprungsbezeichnung
Created	Zeitpunkt der Beanstandungserstellung
Creator	Benutzer welcher die Beanstandung erstellt hat
CreditAmount	Gutschriftsbetrag
CreditAufId	Gutschrifts Nummer
CreditJournalId	Gutschriftsjournal weitere Detail zur Gutschrift können ausgewählt werden
CreditText	Entspricht dem Gutschriftstext
Delivery	Entspricht dem Lieferdatum des Ursprungsauftrages, oder dem Erstellungsdatum der Beanstandung
DocumentDir	Pfad wo die Dokumente zu dieser Adresse abgelegt sind
Flag	Ist irrelevant und nur zur Hintergrundsverknüpfung nötig
GradeDescription	Dieses Feld entspricht der Beanstanungsbezeichnung sprich Bezeichnung des Qualitätsmerkmals
GradeId	Enspricht der Stufe welche aus dem Qualitätsmerkmal stammt, weitere Infos aus dem Qualitätsmerkmal können ausgelesen werden
JournalId	Entsprich dem Ursprungsauftrag weiter Felder aus dem Auftrag können übernommen werden zum Beispiel die Lieferscheinnummer.
Priority	Entspricht der Beanstandungepriorität H=hoch M=Mittel T=Tief
QualitycheckId	Enspricht dem Link zu einer allfälligen Qualitätskontrolle, welche gesperrt war und abgelehnt wurde. Es könne weitere Infos aus dieser Qualitätsbeurteilung verknüpft werden.
Quantity	Entspricht dem Mengenfeld
QuantityUnit	Entspricht der Zuweisung zur Menge T=Gebinde C=Stück W=Kilo
SupplierAdrId	Entspricht der Adressid des Lieferanten. Es können dazu weitere Felder aus dem Adressstamm importiert werden.
Text	Entspricht dem Begründungstext der Beanstandung